«Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)»
A lo largo de nuestra experiencia profesional, muchos de nuestros clientes nos hacen multitud de preguntas relativas a la «famosa» Apostilla de La Haya, tales como ¿qué es?, ¿qué tipos de documentos se pueden apostillar? ¿qué certifica la Apostilla…? Así que por ello hemos decidido dedicar este artículo a dicho asunto con el que nos encontramos en nuestra tarea diaria.
¿Qué es una Apostilla?
Para empezar entendemos que hay que definir el concepto del sustantivo APOSTILLA, pues aunque a los traductores, abogados, notarios y demás profesionales les sea cotidiano este término, al resto de las personas que no se dedican a este ámbito les resulta totalmente desconocido. Pues bien, si consultamos la Real Academia de la Lengua nos encontramos con la siguiente definición:
apostilla. Acotación que comenta, interpreta o completa un texto.
Por lo tanto, una apostilla es una anotación que complementa o interpreta necesariamente a un texto precedente.
«El convenio de la Apostilla»
Así es como popularmente se conoce al XII Convenio de La Haya de Derecho Internacional Privado, de fecha 5 de octubre de 1961, para la Supresión de la Exigencia de la Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros y cuya entrada en vigor fue el 24 de enero de 1965.
Los países firmantes de dicho acuerdo se comprometieron a la eliminación de dicha legalización diplomática o consular de los documentos a los que se le aplique el presente convenio y que deban presentarse en su territorio.
Pero, ¿por qué se llevó a cabo dicho Convenio?; la pretensión del mismo es tan sencilla como facilitar la circulación de los múltiples documentos públicos que emiten los distintos Estados y que deben ser presentados, por algún motivo, en otro Estado. Para ello se optó por la sencilla fórmula de anexar una Apostilla y así reducir los complicados y costosos trámites que en muchos casos iban anejos a la legalización diplomática y consular de los mismos. De esta manera, los documentos emitidos y apostillados en un Estado firmante del acuerdo serán reconocidos en cualquier otro Estado del Convenio sin necesidad de autenticar nada más.
¿Qué certifica la Apostilla de la Haya?
La Apostilla SÓLO certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del timbre o sello que lleve el documento.
Por lo tanto, NO CERTIFICA el contenido mismo del documento apostillado.
La firma, sello o timbre que figuren sobre la Apostilla no hay que certificarlos.
Tengo un documento que debe ir apostillado, ¿lo apostillo primero y luego lo traduzco?
Efectivamente, ya que la Apostilla debe ir adjunta al documento original, primero debe llevar su apostilla que debe ser incluida en el país donde se emitió el documento y luego nosotros traducimos todo. Aunque te encuentres con que los apartados de una Apostilla aparezcan ya en dos o tres idiomas (como la imagen de ejemplo), ten en cuenta que las partes rellenas de la misma y el sello correspondiente se quedarán en el idioma original si no lo traduces.
¿Qué clase de documentos pueden apostillarse?
Los DOCUMENTOS PÚBLICOS que hayan sido aprobados en el territorio de un Estado adherido y que deben ser presentados en el territorio de otro estado también adherido.
En concreto la Convención establece:
1. Los documentos que emanen de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial.
2. Los documentos administrativos.
3. Los documentos notariales.
4. Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:
1. a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;
2. a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.
3. a otros documentos que por haberse suscrito a determinados Convenios Internacionales están libres de ser apostillados o legalizados.
Los DOCUMENTOS PRIVADOS, como se puede deducir, no pueden ser objeto de legalización única o Apostilla.
¿Quién expide La Apostilla de la Haya de un documento?
Cada Estado, que haya suscrito el Convenio, será el que designe las autoridades a las que les atribuye dicha competencia. Únicamente esta Autoridad Competente es la que puede emitirlas, previa comunicación al organismo de La Haya de su designación.
Estas Autoridades, además, deben de llevar un registro de las Apostillas que expidan, pues pueden ser consultado por cualquier interesado y así verificar el origen de las mismas y por tanto su validez legal.
¿Cómo es el formato de La Apostilla de La Haya?
La Apostilla se puede colocar sobre el propio documento o en un anexo al mismo y debe ajustarse al modelo que aparece en el propio Convenio.
Podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expide, pero también pueden ser escritas en una segunda lengua.
Como imagen podemos ver un ejemplo de una Apostilla de La Haya emitida en España.
Documentos comunes apostillados
Certificados de antecedente penales, actas de nacimiento, actas de defunción, certificaciones notariales de firma, diplomas emitidos por las distintas instituciones públicas…
Hay que tener en cuenta que determinados Documentos Públicos Administrativos precisan de reconocimiento previo de firma para poder ser apostillados, como por ejemplo los Títulos de Estudios Universitarios Oficiales, con validez en la totalidad del territorio nacional y expedidos por los Rectores o Ministerio de Educación.
La Apostilla Electrónica
Ha sido en el año 2006 cuando se ha impulsado que La Apostilla se realice en soporte electrónico, ya que de esta manera la certificación es mucho más segura, cómoda y de menor coste para instituciones y Estados, permitiendo además facilitar el conocimiento global de los registros emitidos por parte de todos los Estados adheridos.
En España, el Real Decreto 1497/2011 añade esta novedad de dar la entrada a la emisión de la Apostilla en soporte electrónico, dándoles la misma validez a los documentos públicos administrativos y judiciales que a la Apostilla que se emita en papel (en virtud de lo establecido en la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo)
Curiosidades
A fecha de este artículo, son 108 Estados los contratantes del XII Convenio de La Haya de Derecho Internacional Privado.
De los convenios suscritos en la Convención de La Haya éste el de mayor ratificación y adhesión por los distintos Estados. Dicha conferencia tenía por objeto trabajar en la unificación progresiva de las normas de Derecho internacional privado.
En España entró en vigor el 25 de septiembre de 1978.
La Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado es una organización intergubernamental de carácter mundial con 78 miembros (77 Estados y la Unión Europea). Hay Estados que han ratificado el Convenio pero que no son miembros.
